De WKR-Tool is gratis te downloaden. Het is eenvoudig in gebruik en geeft direct inzicht in het gebruik van de vrije ruimte en de berekende eindheffing.
In het tabblad WKR budget kan een prognose gemaakt worden om zo vooraf een beleid te kunnen maken voor aanvang van het jaar. In een grafiek wordt duidelijk weergegeven wat de resterende ruimte is in het groen, of juist hoeveel de uitgave boven de vrije ruimte uitsteken in het rood. Uiteraard is ook de verwachte eindheffing direct inzichtelijk. Dit tabblad is reeds gevuld met voorbeeldgegevens om zo een impressie te geven. Deze fictieve gegevens kunnen vervangen worden door de werkelijke gegevens.
In het tabblad WKR registratie kan het totale heffingsloon per aangifte tijdvak worden opgegeven. Automatisch wordt hier de vrije ruimte uit afgeleid. Hiervoor neemt u kolom 14 van het periode overzicht (loonstaat o.b.v. periode). Ook de uitgaven, verstrekkingen en de waarde van het ter beschikking stellen van niet vrijgestelde objecten houdt u bij in dit overzicht. Het gaat hierbij om de waarde inclusief BTW of wel de normwaarde als het bijvoorbeeld over een maaltijd in de bedrijfskantine gaat. Uiteraard gaat het enkel om de items die zonder loonheffing zijn verstrekt en niet op voorhand onbelast zijn. Dit zijn de items die u in de vrije ruimte heeft ondergebracht.
Als het heffingsloon en de vergoedingen zijn bijgewerkt krijgt u direct inzicht in de eindheffing tot dat moment, of de resterende vrije ruimte. Hierdoor komt u niet voor verassingen te staan.
Begin februari stuurt u, na een laatste controle, het complete overzicht naar de loonadministratie toe waar de eventuele eindheffing in de aangifte van februari verwerkt kan worden.