Vrijdag 26 november kondigde het kabinet weer nieuwe coronaregels aan; thuiswerken is nu de norm. Deze maatregel brengt waarschijnlijk ook veel vragen voor jou als werkgever met zich mee. Wat moet je precies regelen voor de thuiswerkers? Wat kunnen jouw werknemers van jou verwachten? Hieronder nemen we je mee in een lijst veelgestelde vragen rondom het thuiswerken.

1. Hebben werknemers het recht om thuis te werken?

Nee, dat recht bestaat niet. Maar werknemers mogen natuurlijk wel altijd een verzoek doen om thuis te werken. Dat wil natuurlijk niet zeggen dat je dat goed moet keuren. Het verzoek mag door jou als werkgever worden afgewezen, maar dan moet dat wel schriftelijk gemotiveerd worden. Dat staat allemaal in de Wet flexibel werken. Voor de afwijzing van een thuiswerkverzoek hoeft er geen sprake te zijn van zwaarwegend bedrijfsbelang.

Wanneer een werknemer wel thuis mag werken, dan kun je alleen de beslissing herzien als de situatie is veranderd. Je kunt dus niet een thuiswerker weer naar kantoor laten komen als daar geen duidelijke reden voor is.

2. Tot in hoeverre ben ik verantwoordelijk voor een ergonomische werkplek?

Een werkgever is ten alle tijde verantwoordelijk voor een veilige en gezonde werkplek, ook bij de werknemer thuis. Dat staat omschreven in het Burgerlijk wetboek en de Arbo wet. Je hebt namelijk zorgplicht naar jouw werknemers toe. In het besluit Arbeidsomstandigheden staat omschreven dat een werkplek ergonomisch moet zijn ingericht tot in zoverre dat kan worden geëist. Dit is een open norm, dus het is niet uitgewerkt in de wet.

Dat wil zeggen dat je moet toezien dat de thuiswerkplek door jouw werknemer ergonomisch wordt ingericht. Dat kun je doen door de werknemer te ondersteunen met aanwijzingen. Jij moet minimaal Arbovoorzieningen beschikbaar stellen. Hieronder worden middelen als bureaus, monitoren of stoelen verstaan. Deze kunnen in bruikleen zijn of tegen een vergoeding worden gegeven.

Voor werknemers die in kort of tijdelijk dienstverband thuiswerken, is het niet verplicht om de thuiswerkmiddelen ter  beschikking te stellen. Als een werknemer jouw verzoek moet thuiswerken, dan ben je wel verplicht om die middelen te verzorgen. De middelen komen niet ten laste van de vrije ruimte, je kunt deze kosten namelijk aanmerken als gerichte vrijstelling binnen de werkkostenregeling.

3. Aan welke wetten en regels moet een thuiswerkplek voldoen? Kan ik een boete krijgen als ik niet aan de regels voldoe?

Alle bedrijven met werknemers moeten een risico-inventarisatie en -evaluatie met een bijbehorend Plan van aanpak hebben waarin alle mogelijke risico’s in jouw bedrijf zijn omschreven. De risico’s van thuiswerken vallen hier ook onder. De SZW (Inspectie Sociale Zaken en Werkgelegenheid) controleert of jouw bedrijf de nodige maatregelen neemt om alle risico’s te voorkomen of te beperken. Het risico van thuiswerken wordt bijvoorbeeld verkleind door werknemers te informeren hoe zij hun thuiswerkplek ergonomisch kunnen inrichten.

De SZW is bevoegd om thuiswerkplekken van jouw werknemers te controleren. Wanneer zij constateren dat een thuiswerkplek niet voldoet aan de Arbowetgeving, kunnen zij een boete opleggen. Deze boetes zijn tussen de 430 en 13.500 euro.

4. Wat moet ik doen bij ongevallen of het ontstaan van medische klachten door een thuiswerkplek?

Zoals al eerder genoemd heb je als werkgever een zorgplicht voor werknemers. Je bent daarom ook aansprakelijk voor medische klachten en ongevallen door de thuiswerkplek. Door de risico’s van thuiswerken te verkleinen, kun je de aansprakelijkheid voorkomen. Voorbeelden hiervan:

• Je hebt jouw werknemers ingelicht hoe zij hun thuiswerkplek ergonomisch kunnen inrichten.
• Je hebt jouw werknemers geholpen bij het inrichten van een thuiswerkplek, tot zover dat redelijkerwijze aan jou kan worden gevraagd.

Wanneer je de bovenstaande maatregelen niet heeft opgevolgd, ben je aansprakelijk voor de schade die jouw werknemer heeft geleden.

5. Moet ik een thuiswerkovereenkomst opstellen?

Het opstellen van een thuiswerkovereenkomst is wettelijk niet verplicht. Het is wel aan te raden. Met een thuiswerkovereenkomst schets je duidelijke kaders voor voor jouw werknemers. Zo is er wederzijds duidelijkheid over wat jullie van elkaar kunnen verwachten.

In een thuiswerkovereenkomst worden vragen behandeld zoals: wanneer kan werk thuis gedaan worden? Wanneer moeten werknemers op kantoor werken? Door een overeenkomst te maken ga je het gesprek met de werknemer aan waardoor er aan beide kanten veel duidelijkheid ontstaat.

6. Hoe zit het met thuiswerkvergoedingen?

Dat is afhankelijk van de cao. In sommige cao’s zijn thuiswerkvergoedingen vastgelegd. Over het algemeen is een thuiswerkvergoeding niet wettelijk vastgelegd. Meeste werkgevers kunnen zelf besluiten of zij een thuiswerkvergoeding aanbieden of niet.

In het Belastingplan van 2022 wordt een onbelaste thuiswerkvergoeding geïntroduceerd. Hierin staat dat de werkgever de thuiswerker een maximale vergoeding mag geven van 2 euro per dag. Het doel hiervan is de extra kosten van de werknemer te compenseren. Denk hierbij aan de extra gas, water en licht kosten. Dit plan zal per 1 januari 2022 ingaan.